課題
担当者の中で各校の対応状況がブラックボックスとなっていたため問題が発生してからもぐらたたき対応をする状況となっており、課題の早期発見および情報共有方法の整備が求められていた。
重視したポイント
以下の3つの観点から最適化を図った。
- 全体（164校）を俯瞰できること（マネージメント目線）
- いつでも1校ずつの時系列の対応を遡れること（マネージメント目線）
- 報告が簡単であること（担当者目線）
解決方法
- 各学校の対応（訪問）回数・危険度・対応日を164校分で一覧にすることで、全校の対応状況が1シートで俯瞰できるようにした。
- Microsoft Teamsに学校ごとにチャネルを作成（全164チャネル）し、対応状況を担当者が投稿する運用とした。
- 担当者にMicrosoft Formの所定のフォーマットに基づき対応状況を入力させることで、記述粒度のバラツキをなくし、必須入力項目（危険度など）を必ず入力させることとした。また項目数を減らし記入しやすいフォーマットとすることで、原則 対応日当日中に入力を行えるようになった。
- 担当者が入力したForms内容を対応する学校チャネルにPowerAutomateにより自動投稿させることで、担当者が別のチャネルに記入してしまうという人為ミスをなくした。またForms入力結果を（Excel関数により）自動集計・展開することで全校の対応状況が自動表示されるようにした。